كيف تفعل عملية التخطيط

خطوات التخطيط الناجح

إذا كنت تود أن تقوم بأي مشروع سواء أكان على الصعيد الشخصي أو على صعيد العمل لا بد لك من اتباع مراحل التخطيط الأساسية لتحصل على النتيجة المرجوة وتضمن نجاح هذا العمل فبرأيك ما المشاكل التي قد تعترض التخطيط وما معوقات التخطيط  كل هذه الأمور تستطيع تخطيها باتباع الخطوات الأساسية التي يتم فيها تفعيل عملية التخطيط:

• تحديد الأهداف: يجب تحديد الهدف من الخطة التي تريد أن تقوم بها لكي تحصل على أفضل نتيجة فإذا لم تضع لنفسك هدف لتحقيقه لن تصل للإنجاز أبداً ويجب أن تقرن هدفك بوقت معين لتستطيع إنجازه ويجب أن يكون هدفك دقيق فتحدد مكان وزمان العمل به.
• جمع المعلومات والتنبؤ بها: جمع المعلومات من العمليات المهمة أثناء التخطيط فيجب أن تكون المعلومات دقيقة وتشمل كل جوانب التخطيط ويجب تحديد المعلومات الضرورية والتقييم النقدي ونظرة مستقبلية لمدى سير الخطة على أرض الواقع والتنبؤ بالمخاطر الداخلية والخارجية التي قد تبطئ من سير الخطة بشكلها الصحيح فتقييم البيئة الداخلية هي نقطة القوة والضعف للمنظمة وهي أهم عمليات التخطيط.
• وضع الخطة الأساسية: ويجب أن تحوي الخطة الأساسية على جميع جوانب التخطيط ودراسة جوانب الخطة على الصعيدين الداخلي والخارجي ودراسة أثرها على المجتمع وكما يجب أن تشمل الخطة خطط مستقبلية لمواجهة التطوير المستمر والتنبؤ بالأخطار التي قد تواجه سير الخطة الأساسية ووضع البدائل في حال فشل الخطة.
• وضع خطة عمل بديلة: ففي حال فشل خطتك الأساسية يجب أن يكون لديك بدائل وترتيبها حسب الأفضل ويجب فحص البدائل وفرزها حسب الأقرب لخطتك الأساسية ويجب وضع خطتين بديلتين على الأقلية.
• اختيار أفضل بديل: عند تقييم الخطط البديلة يجب فرز البدائل من حيث الأقرب للخطة الرئيسية وقابلية تحقيقها ودراسة فوائدها وتكاليفها ضمن معايير مخصصة لتقييم البدائل ووفقاً لهذه المعايير يتم اخيار الأفضل للتنفيذ.
• صياغة الخطط المشتقة: في هذه الخطوة تقوم بتطوير الخطة لتنفيذها فإن الخطط المشتقة مطلوبة لدعم الخطة الأساسية حيث يتم تطوير الخطط المشتقة في إطار عمل الخطة الأساسية التي يتم وضعها فيما يتعلق بمجالات النشاط المختلفة.
• توصيل الخطة: أي عرض الخطة على رأساء تنفيذها لكي يطلعوا على كل مرحلة من مراحل هذه الخطة ويجب توصيل شرح هذه الخطة المفصل لهم لتشكيل صورة واضحة لديهم لهذه الخطة لكي تدخل هذه الخطة حيز التنفيذ.
• إجراءات المتابعة: وهو أخر أدوار التخطيط وهنا يتبين لك مدى فعالية هذه الخطة وتأثيرها على المحيط الخارجي وفق معوقات عملية التخطيط ويجب متابعة سير الخطة على أرض الواقع ومقارنة النتائج النظرية بالنتائج العملية للخطة وملاحظة أي تقدم أو إجراء يطرأ على سير الخطة ومعالجته في الفور.

أنواع التخطيط

تتعدد أنواع التخطيط تبعاً للأولويات والأساسيات والموارد المتوفرة للخطة فمن أبرز أنواع التخطيط المستخدمة في سوق العمل ما يلي:

التخطيط التنفيذي أو التشغيلي

يحدد هذا النوع من التخطيط الخطط التنفيذية وكيفية حدوث الأشياء كما يحدد إنجاز المهمات المختلفة، وهو تخطيط مخصص للشركات، كما تتضمن هذه الخطة خطط بديلو ومعالجة المشكلات وتنفيذ الخطط.

التخطيط الاستراتيجي

وهو تخطيط شمولي وذو مستوى عالي على العمل بأكمله فهذه الخطة تحدد أسباب حدوث الأشياء فالتخطيط الاستراتيجي من أهم أنواع التخطيط والذي يستعمل بشكل أساسي في المنظمات التي تحتاج لخطط طويلة الأمد وعلى المدى المجدي لأن التخطيط الاستراتيجي يدرس على مدة عشرة سنوات من تاريخ وضع الخطة.

التخطيط التكتيكي

يدرس التخطيط التكتيكي بالأمور المستقبل بكل جوانبه، فيتضمن خطط كثيرة وقصيرة الأمد، والتي تستخدم تنفيذ العمل وتدعم الخطة الاستراتيجية، فتحدد هذه الخطط أهداف المنظمة لتحقيق الأهداف الخطة الاستراتيجية فيكون زمن الخطط التكتيكية أقل من عام فتقسم الخطط الاستراتيجية حسب قابليتها للتنفيذ، ويختلف التخطيط التكتيكي عن التشغيلي والتنفيذي بأن التخطيط التكتيكي يهتم بكيفية الوصول لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، بينما تهتم الخطط التنفيذية بطريقة لإنجاز وتحقيق رسالة الشركة أو المنظمة.

التخطيط الاحترازي

تعمل الخطط الاحترازية أو الخطط الطارئة للأحداث التي تحصل بشكل مفاجئ وتعرقل سير عمل الخطة، أو الحاجة إلى تغيير الخطة ووضع خطة بديلة، وهو نوع خاص من أنواع التخطيط وخاصة في الظروف المحيطة التي تتطلب التغيير بشكل مستمر، يعد التخطيط الاحترازي ذو أهمية كبرى في الحالات التي لا يمكن توقع حدوث التغيرات فيها، بما أن مجتمع الأعمال مستمر التغيير فالخطة من أهم الخطط في عالم الأعمال.

أهمية التخطيط وفوائده

التخطيط من الأمور الضرورية لإدارة الوقت واستغاله بالشكل الأمثل فالتخطيط يقلل الوقت المنجز للعمل ويعطيك نتائج أفضل فللتخطيط دور مهم في موازنة جوانب الحياة بشكل يخدم الفرد والمجتمع وتكمن أهمية التخطيط فيما يلي:

• تخفيف الضغط والارهاق: يساعد التخطيط على إنجاز العمل بجهد ووقت أقل مما يخفف من الضغط والإرهاق والتعب الجسدي الواقع على عاتق الفرد نفسياً وجسدياً.
•  تخطي العقبات: التخطيط يجعل من الفرد شخص قادر على تخطي العقبات التي قد تظهر في حياته، وتعطيه قابليته ومرونة للتأقلم مع الظروف البيئية والحياتية المختلفة ومساعدته على تخطي عقبات المستقبل.
• تقييم الذات: فعندما يخطط الشخص لأعماله اليومية أو الأسبوعية يعطيه القابلية والمرونة لتقييم أدائه وتحديد أهدافه وتحقيقها.
• استغلال الموارد بالشكل الصحيح: فإن التخطيط المسبق للأمور يجعلك تدرس الطريقة الأفضل لاستثمار الموارد المتاحة بحيث تحقق أعلى إنتاجية وتقلل من الوقوع في الخسائر.
• تحديد الأهداف: وهو أساس نجاح العمل وهو شرط أساسي من شروط التخطيط بحيث لا يقوم التخطيط بدونه فهو يسعى إلى تحيد الأهداف والسير به حتى تحقيقه.
• درء المخاطر وإدارتها: إن الشرط الأساسي من شروط تنفيذ الخطة وضع خطط بديلة لدرء خطر فشل الخطة مما يؤدي إلى تخطي العقبات وإدارة المخاطر ودرئها.
• بناء فريق متعاون: فالتخطيط في الشركات الكبرى يحتاج إلى فريق متكامل لوضع الخطة فإن هذا التعاون يساعد على وضع خطط فعالة جداً وصولاً لأهداف الشركة والتعامل ضمن الفريق يكسب الفرد خبرات اجتماعية ومعرفية وثقافية ويكسب الفرد المرونة في التعامل.

عناصر التخطيط

التخطيط هو أول مهام الإدارة فللتخطيط إدارة مستقلة أو يتم من قبل مدير الشركة بذاته وللتخطيط أربعة عناصر أساسية وهي:

• الأهداف: التخطيط يحتاج لغاية لتنفيذه (هدف) وهذا الهدف يمثل غايات الشركة أو المنظمة التي يعمل بها الفرد وتختلف هذه الأهداف بحسب البيئة المحيطة بها.
• السياسات: وهي مبادئ الإدارة التي تضعها الإدارة العليا للمنظمة أو الشركة والتي يجب على بقية الأفراد الآخرين في المنشئة تنفيذها وتكون هذه المبادئ ثابتة وتسير كل الأمور من خلالها وتكون سياسات هذه المنشئة شاملة وتطبق على كل أفرادها من دون استثناء أحد.
• القواعد: القواعد مختلفة عن السياسات فهي تكون كتفصيل دقيق لسياسة المنظمة ما يجب فعله وما يجب الامتناع عنه وقد تضم سلوكيات المؤسسة في داخلها وخارجها فالقواعد هذه تتماشى مع مبدأ المكافأة تحفيز الملتزمين ومعاقبة المخالفين.
• الإجراءات: آخر عناصر التخطيط الذي يقوم على خطوات تنفيذ العمل بطريقة سلسة وصحيحة داخل المؤسسة وخارجها ومن سماتها السهولة وتختلف من إدارة لأخرى ومع ذلك تسير وفق نهج ثابت